Agenturen verdienen an Auslastung, Stundensatz und Projektdisziplin. Profitabel bleibt, wer Auslastungsgrad und Projektmarge misst, Scope-Creep vertraglich begrenzt, Retainer statt reiner Projektarbeit aufbaut und die Positionierung schärft — statt jede Anfrage anzunehmen.
Auslastung, Projektmarge und Positionierung entscheiden über das Agenturergebnis. Wir machen beide Größen sichtbar und steuerbar.
Kürzere Etatlaufzeiten, KI-getriebene Produktivitätserwartungen und Preisdruck bei Standardleistungen verändern das Agenturgeschäft — Spezialisierung wird zum wichtigsten Differenzierungshebel.
Der billable-Anteil der Mitarbeitenden bestimmt das Ergebnis stärker als der Umsatz
Quelle: CONPLANA-Projekterfahrung
Unbezahlte Zusatzrunden sind die häufigste Ursache negativer Projektmargen
Quelle: CONPLANA-Projekterfahrung
Generative KI verschiebt den Wert von Produktion zu Strategie und Beratung
Quelle: Bitkom Branchenkommunikation
Wenige Großetats prägen bei vielen Agenturen den überwiegenden Umsatzanteil
Quelle: CONPLANA-Projekterfahrung
Als „CONPLANA-Projekterfahrung" gekennzeichnete Angaben sind Erfahrungswerte aus unseren Mandaten und keine amtliche Statistik.
Diese Themen begegnen uns in Projekten mit Betrieben aus dem Bereich Agenturen & Kreativwirtschaft am häufigsten.
Zeiten werden lückenhaft erfasst, Projekte nicht nachkalkuliert. Welche Kunden und Leistungen wirklich Geld verdienen, bleibt Vermutung.
Zusätzliche Korrekturschleifen und Kleinstwünsche werden aus Kundenbindung mitgemacht — und nie berechnet.
Der Verlust eines Großkunden gefährdet die gesamte Struktur. Neugeschäft läuft unsystematisch nebenher.
„Full Service für alle" führt in den Preisvergleich. Ohne klares Profil fehlt das Argument für höhere Sätze.
So arbeiten wir mit Unternehmen aus dem Bereich Agenturen & Kreativwirtschaft.
Billable-Quote je Rolle, Projektmarge je Kunde und Leistung, monatlicher Report mit wenigen belastbaren Kennzahlen.
Leistungsbeschreibung mit definierten Korrekturschleifen, Change-Request-Prozess und Preislogik für Zusatzleistungen.
Wiederkehrende Betreuungs- und Optimierungspakete als Grundlast — planbare Auslastung statt Projektwellen.
Spezialisierung nach Branche, Disziplin oder Ergebnisversprechen, mit passender Referenz- und Pricing-Strategie.
Diese Beratungsangebote sind für Agenturen & Kreativwirtschaft besonders relevant.
Vier reichen für den Anfang: 1) Auslastungsgrad je Rolle (verrechnete Stunden zu verfügbaren Stunden), 2) durchschnittlich realisierter Stundensatz (Umsatz je verrechneter Stunde, nicht Listenpreis), 3) Projektmarge nach Nachkalkulation, 4) Umsatzanteil der drei größten Kunden. Diese vier Werte erklären in der Praxis den überwiegenden Teil der Ergebnisunterschiede zwischen Agenturen ähnlicher Größe.
Über das Angebot, nicht über Diskussionen im Projekt: Leistungsumfang, Anzahl der Korrekturschleifen, Zuständigkeiten auf Kundenseite und Reaktionszeiten werden schriftlich definiert. Jede Abweichung löst einen kurzen, standardisierten Change Request mit Aufwand und Termin aus — freundlich, aber ausnahmslos. Entscheidend ist, dass Projektleitung diese Routine ohne Rückfrage bei der Geschäftsführung anwenden darf.
Aus bestehenden Leistungen: wiederkehrende Aufgaben identifizieren (Content, Kampagnensteuerung, Reporting, Betreuung, Optimierung), zu zwei bis drei Paketen mit klarem Stundenkontingent und Leistungsabgrenzung bündeln, monatlichen Preis auf Vollkostenbasis kalkulieren und aktiv bei Projektabschluss anbieten. Retainer glätten die Auslastung und senken den Vertriebsdruck erheblich.
Ja, sofern die Agentur die KMU-Kriterien der EU erfüllt. Für Strategie, Positionierung, Controlling und Prozesse kommt die BAFA-Unternehmensberatung mit 50 % Zuschuss auf maximal 3.500 € Bemessungsgrundlage in Frage. Für Führung, Zusammenarbeit und Organisationsentwicklung eignet sich INQA-Coaching mit 80 % Zuschuss auf bis zu 12 Tage à 1.200 €, also maximal 11.520 €. Beide Anträge müssen vor Beratungsbeginn gestellt werden.
